Etapa 01 — O problema
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‍A falta de comprimento das demandas divididas em grupo no ensino superior e a dificuldade com gerenciamento de tarefas.


Evidências do problema
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‍Através de uma desk research, verifiquei os seguintes argumentos e problemas que validaram a proposta de projeto:

A falta de estímulo: Não importa se a metodologia adotada é para trabalhar em um grupo grande ou pequeno. A questão principal é o estímulo a unidade, ao coletivo, pois se os alunos não conseguirem se articular como grupo, não há colaboração.

‍As diferenças interpessoais: A comunicação interna das equipes já é complexa para se lidar, e quando falamos de diferentes tipos de pessoas, pode ser ainda mais difícil alinhar todas as tarefas, requisitos e expectativas.

‍O desafio da divisão de tarefas: É muito comum existir dificuldade em dividir as tarefas corretamente. Normalmente, esse problema está relacionado com a falta de conhecimento sobre as habilidades e responsabilidades de cada colaborador. O indivíduo que sente que são exigidas dele tarefas fora do escopo de seu conhecimento pode sentir-se desmotivado.

Etapa 02 — User Research

Após a pesquisa desk, fui em busca dos estudantes do ensino superior para conhecer mais sobre suas dores e desejos, e com isso, projetar possíveis alternativas para solucionar o problema.Para isso, estabeleci alguns objetivos de pesquisa:

- Identificar quais as principais dificuldades dos trabalhos em grupo no ensino superior.
- Analisar as dificuldades individuais em realizar trabalhos em grupo.Identificar as ferramentas usadas atualmente.
- Levantar/Ouvir sobre possíveis soluções para suas necessidades.
- Estudar as diferenças entre alunos bolsistas e pagantes.

Com os objetivos definidos, a metodologia que foi utilizada no projeto é o modelo de pesquisa exploratória e descritiva, que neste trabalho foram divididas em Fase I e Fase II, respectivamente.

‍Fase I: Para essa fase, foram feitas entrevistas com 6 pessoas, estudantes universitários, separados entre bolsistas e pagantes. Os resultados adquiridos nessa etapa ajudaram na compreensão dos objetos de estudo e na criação de hipóteses.

‍Fase II: Na segunda fase da pesquisa, foi utilizado o modelo descritivo utilizando a pesquisa quantitativa e qualitativa (perguntas abertas) para a obtenção de aspectos precisos sobre o grupo específico, no caso, estudantes de ensino superior.
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Fase I: Entrevistas com o público-alvo

‍Foram feitas entrevistas com 6 estudantes de Universidade, sendo 3 pagantes e 3 bolsistas. Por conta do contexto de pandemia, a pesquisa foi realizada por meio de vídeo chamada na plataforma Meet do Google.Para as entrevistas, foram divididas em 3 temas: hábitos do dia a dia, trabalho em grupo e perguntas específicas relacionadas a solução, e separados em dois públicos: bolsista e pagantes de universidade particular. Com isso, conseguimos analisar as diferenças e semelhanças desses dois usuários.Referente às principais dificuldades dos trabalhos em grupo no ensino superior, vemos uma semelhança entre os dois públicos. Ambos falam que a falta de comunicação e a relação do tempo de trabalho de cada um, acaba dificultando a relação em grupo.

“As pessoas funcionam em tempos diferentes, trabalham em horários diferentes, e precisamos respeitar.”

‍“é bem complicado lidar com pessoas com pensamentos diferentes e que as vezes não bate com o seu.”
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Sobre as dificuldades individuais em realizar trabalhos em grupo, consegue-se ver uma diferença nos públicos. Os bolsistas têm menos tempo e recursos para realizar as atividades exigidas, enquanto os pagantes possuem uma agenda mais organizada e possuem mais problemas com as atribuições divididas em grupo.

“Tento encaixar a atividade para fazer na universidade, pois não tenho computador. Quando não consigo, faço em casa pelo celular.”

“Faço os trabalhos sempre com antecedência, não consigo deixar pra cima da hora, então, assim que pego, já faço."


Em relação às ferramentas utilizadas para melhorar o trabalho em grupo. Ambos utilizam ferramentas básicas, como WhatsApp, Drive, Google Docs.

“Geralmente com o WhatsApp conseguimos organizar e dividir as atividades.”

“Utilizamos ferramentas básica… o Drive, Google Documentos, WhatsApp.”
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‍Fase II : Questionário no Survey Monkey

‍Nessa fase foi feito um questionário com 15 questões selecionadas com o apoio das respostas da fase I, dentre elas perguntas quantitativas e qualitativas. Essa fase ajudou a conhecer mais o perfil do público-alvo (gênero, idade, ocupação…) e buscar padrão de comportamentos e suas principais dores com trabalhos em grupo.Com o questionário produzido, inseri as perguntas na plataforma Survey Monkey e distribui para as pessoas que estavam na graduação em grupos de WhatsApp, Facebook e Instagram.

Dentre os dados recolhidos, destacaram-se os principais gráficos:

P5: Classifique em até 5 estrelas o quanto você gosta de trabalhar em grupo na universidade. — 47 respostas

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Nessa questão, observa-se que a maioria da amostra, avaliou o trabalho em grupo em 3 estrelas, mas que também existe uma porcentagem visível entre 4–5 estrelas. Pode-se notar que as dificuldades do trabalho em grupo existem, mas que para uma grande parcela que estuda e faz mais de uma atividade extra, dividir a demanda em grupo é mais vantajoso.

‍P14: Quais são as maiores dificuldades existentes que atrapalham um bom trabalho em grupo? Escolha 3 opções. — 47 respostas

Entre as maiores dificuldades estão, a baixa comunicação, a falta de cumprimento do prazo estabelecido e os trabalhos acumulados empatado com a sobrecarga de atividades em uma única pessoa. Esses pontos ajudaram a nortear os passos a serem dados no projeto, e amparar essas dores pode gerar um trabalho em grupo mais consistente.


‍Outras notas:

‍O tempo é um fator fundamental na vida dos universitários, lidar com ferramentas complicadas ou que precisem estarem sempre sendo atualizadas sem nenhuma recompensa, não se encaixa nas necessidades do público.O feedback do grupo é um ponto fundamental que muitas vezes têm problemas. Ex.: Não sinalizar quando não consegue entregar uma atividade no prazo, comprometendo todo o trabalho.Existe uma grande dificuldade em gerenciar o tempo com as atividades.

Etapa 03 — Persona e Mapa de Empatia
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Posterior as pesquisas, foi possível ter uma base de dados para a realização das personas e mapa de empatia que trazem aspectos e personalidade dos usuários finais para a consulta e tomada de decisões das etapas seguintes. Com isso, foram criadas 2 personas para o projeto, que são:

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Persona 1 - Amanda Santos
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“Amanda tem 21 anos, estudante do terceiro período de Publicidade e propaganda. Além dos estudos, Amanda faz estágio na sua área no turno da tarde, e cursinho de inglês a noite, duas vezes na semana. Ela mora a 1h da universidade e precisa pegar dois ônibus para chegar a tempo da sua aula as 7h30.”

Amanda segue as características de uma pessoa dedicada, batalhadora, que mesmo com uma agenda muito cheia de atividades, ela consegue se organizar e entregar todos seus projetos no prazo. Ela tem uma personalidade de liderança, se empenha ao máximo para tudo fluir bem e essa persistência acaba sendo exaustiva.

Dores/ Frustrações

No mapa de empatia da Amanda é possível observar profundamente o contexto que ela se encaixa. A persona sente sobrecarregadas com os trabalhos em grupo; vê outras equipes trabalhando melhores que a dela; ouvi alguns elogios sobre sua capacidade de liderar; E tem uma agenda cheia de compromissos. Essas reflexões trazem a realidade do usuário mais próxima ao projeto e refletem nas tomadas de decisão.

‍Persona 2 - Luiz Gustavo
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“Luiz tem 22 anos, estudante do sexto período de Ciência da Computação da Universidade Federal de Pernambuco. Além dos estudos, Luiz trabalha na sua área a tarde, durante todo o dia, e estuda a noite. Ele trabalha perto da universidade e vai de bike assistir aula.”

O Luiz, diferente da Amanda, tem uma dificuldade em gerenciar sua agenda. Ele também trabalha e estuda, mas não consegue conciliar seu tempo com o tempo do restante do grupo. Esta persona sabe de suas obrigações, do quanto prejudica a equipe, mas ela tem a dificuldade de cumprimento dos prazos.

Dores/ Frustrações

Em relação ao mapa de empatia, é possível identificar os pontos que causam as dores e as necessidades que o Luiz possui. Ele se sente que deve se envolver mais nos trabalhos em grupo; vê que sua equipe está se empenhando bem; E sempre ouvi cobranças para entregar as atividades.

Etapa 04 — Análise Competitiva
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Em paralelo com a Fase II da pesquisa, realizei uma análise do Benchmark Competitivo. O objetivo do estudo é detectar e verificar pontos positivos e negativos da concorrência. Os artefatos digitais escolhidos foram: Monday.com, Trello e Asana.

Monday.com: monday.com é um sistema operacional de trabalho que permite que as organizações criem aplicativos personalizados de fluxo de tarefas em um ambiente sem código — para executar projetos, processos e trabalho diário.

‍Asana: O Asana é um aplicativo móvel e da Web desenvolvido para ajudar as equipes a organizar, rastrear e gerenciar seu trabalho. A Forrester, Inc. relata que “o Asana simplifica o gerenciamento de trabalho em equipe”. É produzido pela empresa com o mesmo nome.

‍Trello: O Trello é um sistema de quadro virtual para gerenciamento de tarefas que segue o método “kanban”, muito usado no desenvolvimento com Scrum. O Trello pode ser considerado a ferramenta de produtividade mais eficiente que existe atualmente.


‍Análise de resultados

‍Por meio da análise, consegui identificar alguns pontos relevantes para analisar nas próximas etapas do projeto. São elas:Todas as ferramentas são destinadas ao gerenciamento de projetos, não é focado em trabalhos universitários, mas pode ser utilizado.As ferramentas tem um visual intuitivo, apesar de que algumas delas serem mais complexas, as funcionalidade básicas são de fácil entendimento.Todas tem vários tipos de pacotes que incluem funcionalidades exclusivas.Todos possuem aplicativo e versão web.A utilização do Kanban é uma forma de gerenciar melhor as demandas.Esses pontos foram cruciais para o desenvolvimento da solução do problema, alguns foram até levados adiante na produção do protótipo do produto.

Etapa 05 — User Stories
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Após todas essas etapas, com as informações recolhidas, a criação de user stories ajudou a filtrar e afunilar os conteúdos encontrados em todas as etapas. Com isso, cheguei nas seguintes ações:


1. Ter Feedback da equipe
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‍“Quando dividimos as atividades em grupo, eu quero ter o feedback dos integrantes sobre seu processo, para ter a consciência de como está o trabalho.”

‍Ferramenta: Notificações, para que o grupo seja informado do processo de cada integrante da equipe.


‍2. Fazer com que os prazos sejam cumpridos

‍“Quando um integrante do grupo não conseguir realizar uma atividade no prazo, eu quero ser avisado com antecedência, para tomar uma decisão em equipe.

”Ferramenta: Agenda, para que o usuário consiga adicionar todas as suas atividades e prazos, sendo notificado do que precisa ser feito.


‍3. Fazer um bom gerenciamento de tempo

‍“Quando tenho muitos trabalhos, eu quero poder organizar isso na minha agenda de forma prática, para conseguir realizar no tempo certo.”

‍Ferramenta: Inclusão da metodologia Kanban na ferramenta de agenda, para que além das notificações do que precisa ser feito, o usuário ter uma visão geral de suas atividades a fazer, em andamento e concluídas.


‍4. Criar opções de horários e datas para reuniões

‍“Quando tiver alguma reunião em grupo, eu quero agendar o melhor horário, para que todos possam participar.”

‍Ferramenta: Agenda de horários. Cada usuário poderá dizer quais dias e horários tem vagos e a plataforma indicará as melhores opções de dia/hora para ter a reunião.


‍5. Fazer uma boa divisão de atividades

‍“Quando o professor passa um trabalho, eu quero conseguir dividir com a equipe, para ninguém ficar sobrecarregado.

”Ferramenta: Ferramenta que divida as demandas levando em consideração a prioridade da atividade.
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Com a etapa de user stories concluída, ficou mais fácil visualizar as funcionalidades que esse artefato digital teria, algumas se tornaram funções secundárias, a serem desenvolvidas em outro momento do projeto, e outras primárias que foram desenvolvidas no tempo de 4 meses estipulado pelo curso.

‍Funções Primárias: Receber o feedback da equipe; Gerenciar o tempo; e fazer com que os prazos sejam cumpridos.

‍Funções Secundárias: criar opções de horários e datas para reuniões; Fazer uma boa divisão de atividades.

Etapa 06 — Site Maps
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Feito o user stories, consegui prosseguir para a realização do sitemap da solução, com as funcionalidades principais e secundárias, desde o login até a criação de grupos. Separei o fluxo em: telas, interações do usuário e interações do sistema. Com isso, fica mais fácil de identificar como irá funcionar cada recurso e ferramenta do produto.

No fluxo de Login, o usuário terá a opção em criar a conta com o número de WhatsApp ou com outras redes sociais. O WhatsApp foi escolhido como principal, pois nele que serão enviados os feedbacks do progresso do trabalho, e também a principal fonte de comunicação do grupo.

Na Home é onde se concentra as principais funções. O usuário terá a visão das suas atividades da semana e das suas prioridades.

Na Dashboard de atividades dentro do grupo, o usuário irá visualizar as atribuições em geral, em que nível o trabalho está e suas especificidades.

Etapa 07 — Sketches -> Wireframes
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Antes de começar a criar o protótipo dentro do Figma, criei uns esboços no papel de forma a ganhar tempo e praticidade. Com a análise competitiva e os user stories, eu já tinha em mente o que não poderia faltar. Utilizei um papel A3 e uma lapiseira e comecei a desenhar de acordo com o fluxograma do sitemap feito anteriormente.

Wireframes
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Com o esboço inicial das telas, comecei a criação dos wireframes de baixa fidelidade na plataforma do Figma. Prototipei as telas com as principais funções escolhidas nas etapas anteriores, usando tons de cinza e alguns ícones para representar as ferramentas.

A home do aplicativo foi pensado para ser um resumo das principais atividades que o usuário precisa fazer. Então incialmente, ele visualizaria as responsabilidades da semana, seus grupos de trabalho e o menu para outras funções.Dentro desse menu sanduíche, estaria o perfil do usuário que mostraria sua pontuação em relação ao seu desempenho nas atividades, uma forma de gamificar o processo de realização das tarefas. Além disso, o usuário consegue visualizar suas atividades, independente do grupo, sendo mais fácil analisar qual demanda tem mais prioridade e qual fazer primeiro.

Etapa 08 — Teste de Usabilidade
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Antes de começar os protótipos de alta fidelidade, transformei minhas telas de baixa fidelidade em um protótipo navegável e testei com os usuários. Por conta do contexto atual de quarentena, esse teste foi feito de modo remoto. Passei o link do protótipo com as atividades a serem realizadas para os meus usuários, os mesmo gravaram suas telas e falaram em voz alta toda as ações que estavam fazendo.

‍Roteiro do testeAplicativo Group
‍Atividade 1: Seu professor passou um trabalho em grupo e como forma de gerenciar melhor a atividade em equipe, ele sugeriu o uso do aplicativo Group. Agora você precisa baixar o aplicativo e adicionar sua equipe no grupo do trabalho de física.

‍Atividade 2: O professor de física adicionou mais uma etapa no trabalho, ele quer um resumo da pesquisa realizada. Você foi escolhido para gerenciar o grupo no aplicativo Group, por isso, adicione a atividade e o responsável, que deve ser a pessoa com menor desempenho no trabalho.

‍Atividade 3: Você está ocupado e tem uma lista de atividades para fazer, escolha quais você precisa entregar primeiro e peça ajuda ao seu grupo.


‍Resultado do teste

‍A maioria dos usuários ficaram confusos e sentiram dificuldades em achar as funções principais. Após estarem na tela do dashboard de um grupo, eles não conseguiam mais achar o caminho de volta para a home.Os usuários também sentiram dificuldade em reconhecer o status de progresso das atividades, e os filtros que ajudariam a buscar as demandas por nível de prioridade.Todos esses pontos foram levados em consideração para a criação dos wireframes de alta fidelidade.

Etapa 09 — Style Guide & Visual Design

Tipografia:
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‍A escolha da da fonte foi a Quicksand, trata-se de uma tipografia sem serifa com cantos arredondados, compondo com as formas da interface e trazendo um aspecto amigável.

Cores:
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A paleta de cores do sistema é composta por duas principais: roxo e rosa, e 3 secundárias: verde, laranja e cinza claro. A cor roxa é utilizada em conjunto com a tipografia e a rosa é utilizada em locais que tem interação, como botões, links… Já o verde e laranja são cores usadas para alerta, em conjunto com texto e ícone, se a atividade foi concluída ou encontra-se atrasada.

Iconografia:

‍Os elementos que compõem a interface são compostos por arestas arredondas, seguindo o traço da tipografia.

Etapa 10 — Resultado final

Considerações finais
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Enfrentar a tarefa de solucionar um problema real do dia a dia de um universitário foi um grande desafio, principalmente em um contexto de pandemia. Tudo que antes era feito presencialmente em uma sala de aula, foi levada para um ambiente virtual, e isso modificou a rotina e o emocional de muitos alunos. Entender essas mudanças foi uma das principais preocupações ao realizar as entrevistas.

Particularmente, confesso que o trabalho em grupo na universidade sempre foi uma grande batalha, de alinhar os prazos e entender os limites de cada um. Mas nesse processo de UX, minhas experiências não eram suficientes e precisei ouvir e ter empatia com o próximo, comecei a compreender diversos fatores que não passavam na minha cabeça, as dores e necessidades de diferentes estudantes.

Foi um processo de amadurecimento, aprendi muito e coloquei em prática. E finalizando o trabalho, compreendo as necessidades das etapas e metodologias do UX na construção de uma solução.

Com isso, só tenho a agradecer ao meu mentor, Heber Alvares, e ao meu professor, , que compartilharam seus conhecimentos e me auxiliaram

nessa jornada.Obrigada por mais um ciclo!